FacturationZen

FacturationZen : version de mai 2014

fz-dashboard-t Des corrections de bugs et des améliorations pour cette nouvelle version de FacturationZen !

Montant encaissement : la zone de saisie du montant de l’encaissement n’était pas visible

Nombres décimaux : le point est accepté en lieu et place de la virgule, et il sera automatiquement converti en virgule par FZ

Total TTC faux : correction du calcul de l’arrondi de total qui donnait des résultats faux dans certains cas

Import CSS : on peut ajouter sa propre CSS pour modifier le look des factures (attention : opération technique avancée)

Plus de transparence

Deux nouvelles pages font leur apparition sur le site :

  • Sécurité & confidentialité : une page qui explique notre politique en terme de gestion de la sécurité et des données. Cela s’applique à l’ensemble des services que nous opérons, notamment Escarcelle et FacturationZen. (menu “La société”)
  • Escarcelle côté technique : une page dédiée à Escarcelle, et plus précisément aux aspects plus techniques comme le type de base de données utilisée ou le mode de fonctionnement de la synchronisation de la caisse. (menu “Nos services / Escarcelle”)

Qu’en pensez-vous ? Est-ce assez clair ? Manque-t-il des choses que vous brûlez de savoir 🙂 ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire ci-dessous.

FacturationZen : Envoyer le lien de votre facture à vos clients !

Vous pouvez désormais envoyer un lien de téléchargement de vos factures à vos clients, plutôt que d’envoyer la facture en pièce jointe de vos mails.

Depuis l’affichage d’une facture, vous trouverez le lien juste sous le bloc commentaire. En faisant un clic droit dessus, puis “copier”, vous pourrez coller le lien dans votre e-mail et l’envoyer à votre client.

Une fois que votre client cliquera sur le lien, il arrivera sur une page spéciale de FacturationZen :

Cette dernière lui proposera de télécharger sa facture au format PDF.

Cette cinématique nous permettra de mettre en place un suivi et notamment d’indiquer quand votre client aura récupérer sa facture.

FacturationZen : Connectez-vous avec votre compte Google ou Yahoo

Notre outil de facturation pour les TPE et les freelances s’étoffent de nouvelles fonctionnalités !

Maintenant FZ utilise les techniques d’authentification unique ou SSO (single sign on) pour vous faciliter votre gestion d’identifiant/mot de passe. Que vous ayez un compte GMail ou Yahoo!Mail, ou tout autre service leur appartenant, vous pouvez les utiliser pour vous connecter sur FZ.

Au login, sélectionnez l’icône de l’un ou l’autre en lieu et place d’indiquer votre e-mail et mot de passe : c’est Yahoo ou Google qui nous indiqueront si l’adresse vous appartient et si votre authentification est correcte.

Le côté pratique, c’est lorsque vous êtes déjà connecté à l’un de ces services : un simple clic sur l’icône vous ouvre directement FacturationZen ce qui rend ultra-simple votre connexion.

Et la sécurité reste au rendez-vous puisque nous échangeons directement avec ces 2 fournisseurs pour confirmer votre identité : pas d’usurpation possible !

Nouveau dans FacturationZen : dupliquez vos factures

Vous refaites les mêmes factures à chaque fois ? Vous ne changez que quelques infos entre 2 factures ?
Ce serait chouette si on pouvait créer une copie d’une facture existante, faire quelques modifications et hop ! l’envoyer. Et bien, c’est ce que permet la nouvelle fonctionnalité “Dupliquer”.

Comment l’utiliser ?
C’est simple : ouvrez la facture dont vous souhaitez créer une copie et cliquez en haut à droite sur le lien “Dupliquer”. Vous obtenez une nouvelle facture identique à l’originale avec un nouveau numéro et la date du jour ! Faites les modifications nécessaires et n’oubliez pas de sauvegarder.

Cette évolution nous a été demandée par de nombreux utilisateurs de FZ pour leur permettre de gagner encore plus de temps. Nous sommes ravis de la rendre disponible et espérons qu’elle réponde à vos besoins.

Qu’en pensez-vous ? Cela vous fera-t-il gagner du temps ? Voyez-vous d’autres pistes d’amélioration ?

FacturationZen, un cas d’utilisation pratique chez Softinnov

Depuis un an et demi maintenant, nous utilions FacturationZen chez Softinnov comme unique moyen de facturation, et cela nous a vraiment changé la vie !
Comme beaucoup, lorsque nous avons débuté en 2002, les factures étaient faites à la main sur un tableur, avec tous les problèmes que cela engendre. Pour moi, les principaux désagréments étaient :
  • une seule personne peut établir les factures, en l’occurence moi en tant que gérant car c’est moi qui avait le fichier à jour
  • la numérotation des factures est gérée manuellement, et cela m’est arrivé de me planter au début en reprenant un numéro déjà existant
  • il fallait que je sois au bureau pour faire mes factures alors que j’étais souvent en déplacement
  • le look des factures étaient moyen : j’avais bien mis mon logo mais le tableur n’est pas forcèment le meilleur outil de design
Depuis la mise en place de FacturationZen, j’ai retrouvé une certaine séreinité. Le fait de centraliser l’outil sur Internet m’a permis d’y accéder de n’importe où du moment que je disposais d’une connexion. Du coup, je peux préparer mes factures en déplacement, et même les envoyer par e-mail ou courrier postal selon mon client. Plus besoin de repasser par le bureau, imprimer la facture, la mettre sous pli et passer par une boite aux lettres. Ma vie d’entrepreneur a été simplifiée.
L’autre avantage est que la numérotation est automatique et que je peux déléguer tout ou partie de la facturation. Ainsi, chez Softinnov, nous sommes 3 personnes à accèder à FacturationZen :
  • une personne qui établie les factures pour notre produit Escarcelle à destination des épiceries solidaires
  • une autre personne qui gère les encaissements en mettant à jour les factures
  • et moi-même pour toutes les autres factures de nos autres prestations
Sur le même principe, je pourrai très bien donner un accès à mon comptable pour qu’il récupère quand il veut mes factures. Mais il y a un autre moyen d’échange avec ce dernier. En effet, pour chaque type de données dans FacturationZen, j’ai la possibilité d’extraire un tableau avec toutes les informations nécessaires que je peux ensuite transmettre par email. Le tableau est au format “CSV” compatible avec tous les logiciels de comptabilité ou les tableurs du marché, pour, par exemple, faire des graphiques d’évolution du chiffre d’affaires.
Enfin, grâce à la puissance des feuilles de styles (CSS), je peux personnaliser mes factures au niveau design à un point impossible avec un tableur. En standard, FacturationZen fournit déjà un graphisme sobre et efficace, qui peut être étendu gràce aux feuilles de style pour modifier à peu près tout ce que l’on veut. Evidemment à condition de s’y connaitre en CSS ou de connaitre quelqu’un qui le soit. Enfin, en attendant une prochaine évolution qui permettra à tous de faire ces modifs simplement mais j’aurai l’occasion de vous en dire plus.
Aujourd’hui, chez Softinnov, nous gérons une centaine de clients avec une dizaine de factures par mois et FacturationZen est au coeur de mon suivi d’activité, grâce au module devis et aux encaissements.