FacturationZen, un cas d’utilisation pratique chez Softinnov

Depuis un an et demi maintenant, nous utilions FacturationZen chez Softinnov comme unique moyen de facturation, et cela nous a vraiment changé la vie !
Comme beaucoup, lorsque nous avons débuté en 2002, les factures étaient faites à la main sur un tableur, avec tous les problèmes que cela engendre. Pour moi, les principaux désagréments étaient :
  • une seule personne peut établir les factures, en l’occurence moi en tant que gérant car c’est moi qui avait le fichier à jour
  • la numérotation des factures est gérée manuellement, et cela m’est arrivé de me planter au début en reprenant un numéro déjà existant
  • il fallait que je sois au bureau pour faire mes factures alors que j’étais souvent en déplacement
  • le look des factures étaient moyen : j’avais bien mis mon logo mais le tableur n’est pas forcèment le meilleur outil de design
Depuis la mise en place de FacturationZen, j’ai retrouvé une certaine séreinité. Le fait de centraliser l’outil sur Internet m’a permis d’y accéder de n’importe où du moment que je disposais d’une connexion. Du coup, je peux préparer mes factures en déplacement, et même les envoyer par e-mail ou courrier postal selon mon client. Plus besoin de repasser par le bureau, imprimer la facture, la mettre sous pli et passer par une boite aux lettres. Ma vie d’entrepreneur a été simplifiée.
L’autre avantage est que la numérotation est automatique et que je peux déléguer tout ou partie de la facturation. Ainsi, chez Softinnov, nous sommes 3 personnes à accèder à FacturationZen :
  • une personne qui établie les factures pour notre produit Escarcelle à destination des épiceries solidaires
  • une autre personne qui gère les encaissements en mettant à jour les factures
  • et moi-même pour toutes les autres factures de nos autres prestations
Sur le même principe, je pourrai très bien donner un accès à mon comptable pour qu’il récupère quand il veut mes factures. Mais il y a un autre moyen d’échange avec ce dernier. En effet, pour chaque type de données dans FacturationZen, j’ai la possibilité d’extraire un tableau avec toutes les informations nécessaires que je peux ensuite transmettre par email. Le tableau est au format “CSV” compatible avec tous les logiciels de comptabilité ou les tableurs du marché, pour, par exemple, faire des graphiques d’évolution du chiffre d’affaires.
Enfin, grâce à la puissance des feuilles de styles (CSS), je peux personnaliser mes factures au niveau design à un point impossible avec un tableur. En standard, FacturationZen fournit déjà un graphisme sobre et efficace, qui peut être étendu gràce aux feuilles de style pour modifier à peu près tout ce que l’on veut. Evidemment à condition de s’y connaitre en CSS ou de connaitre quelqu’un qui le soit. Enfin, en attendant une prochaine évolution qui permettra à tous de faire ces modifs simplement mais j’aurai l’occasion de vous en dire plus.
Aujourd’hui, chez Softinnov, nous gérons une centaine de clients avec une dizaine de factures par mois et FacturationZen est au coeur de mon suivi d’activité, grâce au module devis et aux encaissements.