Dans les statistiques “Bénéficiaires de l’aide alimentaire”, vous devez spécifier la date de début et la date de fin de période pour qu’Escarcelle calcule le nombre de bénéficiaires. Mais les dates sont-elles incluses ou pas dans le calcul ?

La date de début est bien incluse, pas celle de fin.
Evidemment, si l’on ne le précise pas, difficile que vous le deviniez. C’est donc chose réparée, grâce à la remarque de Mélanie de l’ANDES, nous avons clarifié le fonctionnement en ajoutant, noir sur blanc, cette règle.

Depuis un an et demi maintenant, nous utilions FacturationZen chez Softinnov comme unique moyen de facturation, et cela nous a vraiment changé la vie !

Comme beaucoup, lorsque nous avons débuté en 2002, les factures étaient faites à la main sur un tableur, avec tous les problèmes que cela engendre. Pour moi, les principaux désagréments étaient :

• une seule personne peut établir les factures, en l’occurence moi en tant que gérant car c’est moi qui avait le fichier à jour

• la numérotation des factures est gérée manuellement, et cela m’est arrivé de me planter au début en reprenant un numéro déjà existant

• il fallait que je sois au bureau pour faire mes factures alors que j’étais souvent en déplacement

• le look des factures étaient moyen : j’avais bien mis mon logo mais le tableur n’est pas forcèment le meilleur outil de design

Lionel, notre correspondant Andes, nous a remonté une bizarrerie dans les statistiques d’Escarcelle. Lorsqu’on créait une stat sur des ventes qui incluaient des produits supprimés entre temps, ces derniers n’apparaissaient pas dans les résultats. C’était d’autant plus étranges que lorsqu’on utilisait l’onglet “Ventes”, tous les produits étaient bien affichés. Que se passait-il ?

Et bien, par défaut sur les stats, on ajoutait de façon masquée, une condition supplémentaire pour ne pas afficher les produits supprimés. Ce qui veut dire que les résultats étaient épurés de ces derniers. Cela partait du principe que dans la plupart des cas, on ne souhaitait pas les voir apparaître. Oui, mais Lionel nous a rappelé que dans certains cas, c’était indispensable de les avoir.

Vous avez désormais en automatique les stats demandées par Andes pour l’approvisionnement des années en cours et précédentes.

Dans l’onglet “Statistiques”, au chapitre “Statistiques standard”, cliquez sur le bouton “voir” en face de la ligne “Statistiques Programme Approvisionnement”, sélectionnez une année puis cliquez sur le bouton “voir” : Escarcelle vous affiche le résultat comme suit :

Nb de foyers inscrits actifs :

30

Nb d’individus inscrits actifs :

60

Nb de personnes aidées :

Encore des évolutions et des corrections dans cette nouvelle mise à jour d’Escarcelle qui concernent principalement la caisse : total réel, initiales bénéficiaire, modification mot de passe

Vous l’avez déjà remarqué, les tableaux d’Escarcelle sont désormais dotés d’une nouvelle fonctionnalité qui permet de trier les colonnes : 2 petites flèches viennent agrémenter chaque colonne en haut et à droite, vous permettant, en cliquant dessus ou tout simplement sur le titre de la colonne, de trier votre tableau.

Un premier clic tri le tableau dans l’ordre croissant (la flèche pointe alors vers le haut).

Un 2e clic tri le tableau dans l’ordre inverse (la flèche pointe vers le bas).

Lorsque l’on fait une livraison, que ce soit par une saisie manuelle, une livraison rapide ou une commande fournisseur, Escarcelle nous a toujours laissé la possibilité de saisir un commentaire. Mais il n’y avait pas de moyen de revenir dessus. Même si tous les commentaires saisis sont enregistrés dans le système, aucun écran ne permet de les afficher ou les rechercher.

Avec la version 2, nous pourrons manipuler les commentaires dans l’onglet Statistiques ! La donnée sera présente dans la table Mouvements et pourra être interrogée par l’outil de requête pour effectuer un tri.

Certains nous posent la question de savoir pourquoi le stock d’Escarcelle affiche des stocks incohérents lorsqu’on change de mode de vente (passage d’une vente à l’unité vers une vente au poids, ou vice-et-versa). Voici un éclairage !

Escarcelle gère son stock par lots : à chaque fois que je rentre une livraison, j’ajoute un lot sur lequel je précise la quantité et qui garde trace de la date, ainsi que d’un numéro de lot optionnel. Lorsque je demande à Escarcelle d’afficher le stock, il consolide l’ensemble des lots de mon produit. D’ailleurs, lorsque j’affiche le détail du stock, je peux consulter les lots associés. La consolidation se fait sans problème puisque tous mes lots sont cohérents : ils sont soit en unité, soit en poids.

Nouveautés :

Depuis la pop-up produit, un nouveau bouton “rechercher fiches” vous permet de lancer une recherche sur les produits correspondants. Cela vous permet de sélectionner le bon produit s’il y a plusieurs fournisseurs par exemple, et d’en modifier les caractéristiques.

Afin de limiter les erreurs dans les saisies manuelles de stock, un message vous alerte lorsque vous entrez une quantité supérieure à 1000.

L’onglet statistiques n’était accessible qu’au responsable de l’épicerie, il est maintenant accessible également au gestionnaire.

Faisant suite à notre précédent billet sur les stats, nous continuons nos tutoriels par une demande de la DGAS afin de connaitre le profil des membres des foyers bénéficiaires de l’aide alimentaire.