Nous allons voir comment faire une ramasse/collecte, et comment la faire ressortir dans les statistiques.

L’une des nouvelles fonctionnalités d’Escarcelle est la Ramasse/Collecte, qui permet d’enregistrer rapidement et facilement une livraison rapide, sans avoir à enregistrer plusieurs fournisseurs et fiches produits en peu de temps, grâce au fournisseur Générique. Jusqu’ici vous deviez créer une fiche produit pour chaque nouveau produit, sachant que lors d’une collecte et/ou ramasse, vous pouviez avoir une dizaine de codes barres différents pour un même produit (exemple une boite de haricot, selon le fournisseur).

Cette tâche était à accomplir rapidement afin de mettre les produits en rayon et cela était très fastidieux.

Tout d’abord, après s’être identifié sur escarcelle.net/pdv , rendons nous sur l’onglet Stock.

Puis le sous onglet : « livraisons rapides ».

A présent, cliquons sur le bouton « Nouvelle Ramasse/Collecte », dont voici la page :

Là, il suffit de faire les sélections en fonction de la Ramasse ou de la Collecte en question.

S’agit-il d’une ramasse ou d’une collecte ?

Quelle en est la source ?

Quand a eu lieu la récupération ?

Il faut ensuite cliquer sur le bouton « Enregistrer » afin de valider ces informations.

  Rendons-nous à présent dans la partie juste en dessous : Fournisseurs.

Entrons les noms et communes des fournisseurs concernés par cette ramasse ou collecte.

Il est possible d’entrer plusieurs fournisseurs, que l’on valide en cliquant sur « Ajouter ».

Il est aussi possible de supprimer un fournisseur (en cas d’erreur de saisie) en cliquant sur le bouton :

Intéressons nous aux produits collectés.

C’est là que le fournisseur Générique intervient. Il suffit d’entrer les codes des produits, tels qu’enregistrés dans le catalogue du fournisseur Générique.

Là tout se passe comme pour une livraison rapide. On entre les produits, puis on modifie ligne par ligne les quantités.

La livraison est terminée une fois tous les produits entrés. La validation se fait en cliquant sur le bouton « Confirmer la livraison ».

A présent, nous allons tester les statistiques et voir comment retrouver des produits issus de ramasses vendus sur une période donnée.

Tout d’abord, rendons nous sur l’onglet Statistiques. Puis, afin de créer une nouvelle requête, nous allons cliquer sur le bouton : “Créer une requête”.

Nous allons commencer par donner un nom à cette requête pour pouvoir la retrouver facilement pour une consultation ultérieure, exemple : Produits vendus, issus de ramasses.

Il suffit maintenant de faire les sélections suivantes :

Distribution -> Ventes -> Produits, puis cliquer sur Ajouter

Nous obtenons :

Procédons de cette façon afin d’obtenir le tableau suivant :

Les deux dernières lignes de notre requête permettront de limiter dans le temps les achats effectués. Dans notre exemple, nous avons limité les produits achetés du 1er janvier 2011 au 31 mai 2011.

Mais il n’est pas nécessaire de voir apparaitre cette information dans le tableau de résultat. Il suffit alors de décocher dans la colonne “Voir” les deux dernières lignes : Tickets -> Date.

Cliquons sur Enregistrer, afin de conserver cette requête.

Une fois enregistrée, elle apparait dans la liste des requêtes, cliquons sur “Voir”.

Le résultat ainsi obtenu nous indique Le libellé des produits, le fournisseur (dans notre requête il s’agissait uniquement des produits du fournisseur Générique), la quantité de produits vendus, l’unité de vente, l’unité de mesure.

Il est possible de l’exporter vers Excel afin de traiter ces données, simplement en cliquant sur le bouton : Exporter, lorsqu’on se trouve dans la liste des requêtes.

Une fois le tableau exporté, il est possible de traiter les informations ainsi obtenues.

Prenons un exemple. Imaginons que l’on ait besoin de connaitre le poids total représenté par ces produits.

Il suffit d’appliquer une règle de calcul simple qui consiste à multiplier les quantités, donc la colonne E, avec les Poids, donc la colonne H.

Comment arriver à cela ? On clique dans la case, qui est colonne I, et première ligne des produits, là sur le clavier on tape sur la touche “=” , puis on clique sur la case de la colonne E du produit Café, puis sur la touche du clavier “*” ( symbole de la multiplication ), ensuite sur la case de la colonne H sur la même ligne et enfin sur la touche entrée, afin de valider le calcul.

Le résultat apparaît automatiquement.

A noter : Faire attention aux unités de mesures. Si l’on souhaitait faire la somme des poids, il faut penser à vérifier que tous les poids sont de la même unité de mesure. En effet, dans notre exemple, le poids du café est indiqué en gramme, alors que celui du “sdb” est en kilo. On devrait donc obtenir un total de 1.250 kg, mais si l’on somme la colonne I dans l’exemple, on obtiendrait 251 !

Nous pouvons contourner ce problème en ajoutant dans notre formule excel un convertisseur mais cela fera l’objet d’un autre tutoriel.

En attendant, bonnes stats !